E- Arşiv Fatura Uygulaması muhasebe ve ticari yaşantımıza 01.01.2020 tarihinden itibaren girmiş bulunmaktadır.
Buna göre;
1-E-Arsiv Fatura kestiğinizden yani İrsaliyeli E-Fatura olmadığından E-Faturanıza malı müessesede teslim ettiyseniz o meşhur ibareyi açıklama kısmına not düşülmelidir. Malı müessesede teslim etmediyseniz o zaman kağıt İrsaliye düzenleyiniz.
2-E-Arsiv Faturayı açıkta kapalıda düzenleyebilirsiniz. Ancak 7.000 üzeri olanları mutlaka açık düzenleyiniz. Unutmayınız ki fatura ödeme aracı değildir.
3- E-Arşiv Faturanın bir çıktısını alıp ıslak imza ile imzalattırınız. Bu şekilde saklama mecburiyetinizi de yerine getirmiş olursunuz. Unutmayın GİB bu faturaları saklamayacak. Saklama ve ibraz zorunluluğu mükellefe ait. XML HTML olarak saklamak ta mümkün ama en sağlam arşivleme kağıt arşivlemedir.
4 - E-Arşiv Faturalarınızı XML ve HTML uzantılı alabilirsiniz. Kanaatimizce PDF formatında da alabilmeliyiz. GİB e bilgi yüklerken az yer kaplayacaktır.
5-E-Arşiv Faturada iptal imkanı yok. Bu nedenle 2 seçenek var iptal için. Birinci yol Eğer hatalı faturayı müşteriye vermediyseniz ya da geri alabiliyorsanız ilk faturayı hiç dikkate almadan kayıtlara almadan doğru olan ikinci faturayı kesmek ve doğru olan ikinci faturaya açıklama kısmına ilk kesilen hatalı faturanın iptal edildiğinin açıklamasını düşmek. İkinci yol eğer fatura bir tarafça işleme alınmış ise karşı taraf iade faturası düzenleyecek.
6-Virgülden sonra birim fiyatta 2 hane yazılabilir. O yüzden yukarı ya da aşağı yuvarlama yapılmalı.
7-Çok miktarda günlük ve aylık bu tür fatura kesiyor iseniz. Bir entegratör ile anlaşmanız avantajınıza olabileceksiniz. Saklama kısmında da kafanız rahat olacaktır.
8- Mükellefin iyi bir internet sistemi bilgisayar donanımı ve yazıcısı olmasi gerekli. İyi bir cep telefonu tabi akıllı olmak şartıyla bu da yeterlidir.
9- Kesilen E-Arşiv Fatura mail olarak da müşteriye gönderilebilir. Zaman kaybı olmaması ve tabi ki kesinlikle düzenleyip göndermek koşuluyla.
10-E- Arşiv Fatura kesilmez kağıt fatura verilirse özel usulsüzlük cezası, fatura alıp vermemek olarak bilinen 213 VUK 353/1 maddesinden kesilen fatura yok hükmünde sayılacak ve her iki tarafa %10 nispetinde özel usulsüzlük ceza kesilecek ve kağıt faturadaki indirim kdv ler red edilme riski ile karşı karşıya gelebilirsiniz.
11- E-Arşiv Faturaları, GİB den mutlaka sorgulayınız. Mümkünse mükelleften ıslak imzalı alınız. Photoshop ta yapılmış sahte faturalar ve kayıt dışı işlemler bundan sonra sıkça karşımıza gelebilir.
